Börja med rätt underlag
Välj en enkel namngivning som innehåller projekt, användning och version. Samma modell bör användas av alla som lämnar kommentarer eller exporterar filer. Ordet slutlig räcker sällan när flera korrekturomgångar återstår. Förklara också skillnaden mellan redigerbara original och exporter avsedda för en bestämd användning.
Så kan du arbeta vidare
Skapa en leveranslista som pekar ut den aktuella godkända versionen. Behåll äldre underlag enligt projektets överenskomna ordning, men låt dem inte ligga bland de filer som ska publiceras. Ett versionsnummer berättar vilken fil som kommer senare; det säger inte automatiskt att filen är godkänd. Därför behövs både versionsnamn och status.
Ett tänkt exempel
Teamet använder broschyr-v03-granskning.pdf för kommentarer och broschyr-v04-godkand.pdf efter beslut. Tryckexporten får en separat användningsmarkering. En person som hämtar materialet en månad senare kan se vilken fil som ska till tryck och vem som godkänt innehållet.
Kontrollera ditt underlag
- Skriv en kort namngivningsregel och visa två konkreta exempel.
- Separera användning, version och godkännandestatus i leveranslistan.
- Kontrollera att mottagaren kan identifiera rätt fil utan att fråga projektgruppen.
En vanlig fråga
Ska datum ersätta versionsnummer?
Datum kan komplettera namnet, men samma dag kan innehålla flera ändringar. Använd en modell som skiljer dem åt.
Exemplen är tänkta situationer. Aktuellt erbjudande och konkret omfattning bekräftas direkt med verksamheten.
