Det börjar med rätt frågor
Vi tittar på ett representativt urval av dokument och deras nuvarande platser. Arbetsmaterial, arkiv och delade filer skiljs åt. Genvägar, molnmappar och flera versioner av samma dokument behöver identifieras innan något flyttas eller döps om.
Det här kan hjälpen omfatta
Arbetet kan ge en enkel mappstruktur, namnprincip och rutin för nya dokument. Vi provar modellen på ett begränsat urval före större flytt. Dubblettrensning och radering görs först när innehåll och versioner har jämförts och backup finns.
Förbered inför hjälpen
Välj några typiska uppgifter, exempelvis att hitta ett kvitto eller ett projektunderlag. Ange vilka mappar andra personer eller program använder, eftersom namnändringar kan påverka deras arbete.
Så kontrolleras resultatet
Leta upp överenskomna exempel utan hjälp och spara ett nytt dokument på rätt plats. Kontrollera att delade länkar och berörda arbetsflöden fortfarande fungerar efter de ändringar som genomförts.
Gränser och nästa steg
En mappgenomgång är inte automatisk juridisk arkivering eller klassning av handlingar. Dokumentens bevarandetid och verksamhetskrav behöver bestämmas av ansvarig person innan material tas bort.
En vanlig fråga
Ska alla filer döpas om på en gång?
Börja med en begränsad och begriplig regel. Stora massändringar kan bryta länkar eller skapa otydlighet, särskilt när dokument används av program eller flera personer.
Officiella vägar och mer information
Detaljer beror på modell, programversion och tjänstens aktuella villkor. Tillverkarlänkarna är vidare läsning; Tandees är en fristående hjälpaktör.